Les écrits professionnels : des écrits tournés vers l'action
Quelques exemples de documents
La lettre
Elle est destinée, dans la plupart des situations, à une personne représentant une autre société. Elle transmet un message tout en donnant une image de l'entreprise.
La note d'information et la note de service
Ce sont des documents à usage interne. L'une est destinée à transmettre des informations au personnel, l'autre, des directives.
Le compte rendu
Le compte rendu est un document "témoin". Il vise à transmettre le contenu d'une réunion ou d'une assemblée. Plus ou moins détaillé, il peut aussi bien constituer une trace écrite que faire office de document de travail. Ce document peut être très détaillé (compte rendu littéral reformulé) ou plus synthétique (compte rendu de synthèse ou compte rendu sous forme de tableau), selon les besoins.
Le rapport
Le rapport retranscrit une réflexion personnelle ou celle d'une équipe. Il permet d’analyser un besoin ou un problème et, dans la plupart des cas, apporte des propositions ou des solutions concrètes. Il sert ensuite de point d'appui à la prise de décision. Rédigé pour convaincre, il se doit d'être très argumenté.
Exemple : Rapport rédigé par des infirmières pour obtenir davantage de personnel aux urgences. Le destinataire est le directeur de l'hôpital.
La conjoncture économique actuelle amène de nombreuses personnes à choisir l'hôpital, le dimanche, en cas d'urgence, au lieu d'un médecin de garde. En effet, la gratuité des soins constitue pour celles-ci un atout essentiel. Cet état de fait a eu pour conséquence de multiplier par quatre, depuis cinq ans, le nombre des patients qui s'adressent à ce service. Cinq ans plus tôt, les urgences accueillaient environ une vingtaine de personnes.
Or, le nombre de personnes affectées à ce service n'a pas évolué depuis cinq ans. Il serait donc indispensable de renforcer l'équipe de deux infirmières supplémentaires afin de faire face efficacement à cette situation.
Exemple : Note de service s'adressant à l'ensemble du personnel
Les dysfonctionnements actuels des ordinateurs de l'espace de travail du premier étage semblent en partie imputables à des gobelets renversés sur des claviers. Afin de remédier à cet état de fait, nous souhaitons que cet espace soit exclusivement réservé au travail.
Nous vous demandons, par conséquent, de bien vouloir, lors de vos pauses, utiliser la salle de repos située à proximité des machines à café.
Nous comptons vivement sur votre participation pour respecter et faire respecter cette consigne.